Sistem Pengelolaan Prodi Teknik Telekomunikasi Program Magister Terapan Polines dijalankan berdasarkan standar, kebijakan, manual, prosedur dan formulir Standar Penjaminan Mutu Internal/Standar Manual Mutu (SPMI/SMM) yang telah ditetapkan berdasar Keputusan Direktur Polines 1006A/PL4.7/SK/2012 yang diperbaharui dengan Surat Keputusan Direktur No. 0325A/PL4.7.2/SK/2018.

Sistem Pengelolaan PS TTPMT terdiri dari, perencanaan, pengorganisasian, pengembangan staf, pengawasan, pengarahan, representasi, dan penganggaran.

a. Perancanaan

Perencanaan proses belajar mengajar

Perencanaan proses belajar mengajar dalam hal ini adalah perencanaan jadwal kuliah program studi diatur dalam Prosedur SPMI/SMM No. PPD.3.04. Prosedur penetapan kuliah di Prodi Teknik Telekomunikasi Program Magister Terapan adalah sebagai berikut :

• • Ketua Program Studi melakukan koordinasi dengan dosen di prodi Teknik Telekomunikasi Program Magister Terapan, Kepala Laboratorium/Bengkel untuk menyiapkan bahan-bahan atau data-data pembuatan jadwal
  • Berkoordinasi dengan K.Prodi lain di Jurusan Teknik Elektro dibawah komando Sekretaris Jurusan untuk bersama-sama menyusun jadwal
  • Hasil koordinasi antar prodi, diserahkan Sekretaris Jurusan Ke Ketua Jurusan.
  • Ketua Jurusan menyetujui jadwal kuliah dan menyerahkan ke Wakil Direktur bidang Akademik untuk disahkan
  • PBM akan mendistribusikan jadwal yang telah disahkan ke semua dosen dan mahasiswa.

Perencanaan program kerja tahunan.

• Penyusunan program kerja tahunan, PS TTPMT mengikuti Prosedur SPMI/SMM Polines No. PNAK 1.05 tentang Penyusunan Rencana Operasional (Renop) dan PNAk 1.06 Penyusunan Rencana Rencana Kerja Tahuan (RKT). Renop merupakan pejabaran secara rinci tentang rencana strategis dari Program Studi yang diimplementasikan dalam kurun waktu satu tahun.
• Rencana kerja tahunan (RKT) yang meliputi program kerja dan alokasi dana untuk setiap kegiatan di PS TTPMT. Ketua Program Studi melakukan koordinasi dengan dosen di Prodi, Ka.Lab/Bengkel, untuk merencanakan semua kegiatan selama satu tahun kedepan berdasarkan :

• Hasil evaluasi kegiatan yang telah berjalan
• Sasaran/target mutu Prodi Teknik Telekomunikasi Program Magister Terapan.
•  Semua yang didokumentasikan dalam bentuk usulan program prodi sesuai dengan format Formulir Panduan Mutu SPMI/SMM Polines.
• Hasilnya diserahkan ke Ketua Jurusan untuk kemudian diajukan ke tingkat institusi untuk Rencana Kerja Tahunan (RKT) Polines. Ketua Jurusan yang akan mendandatangani kontrak kerja tahunan jurusan dengan Direktur.
• Pertanggung jawabkan pencapaian kinerja dari semua program dan kegiatan dalam bentuk Laporan Akuntatabilitas Kinerja Institusi Pemerintah (LAKIP). Setiap semester juga dilakukan evaluasi oleh Program Studi dan dilaporkan dalam sistem Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED).

 

b. Pengorganisasian

Pengorganisasian PS TTPMT sesuai dengan prosedur tata kelola SPMI/SMM Nomor Sesuai dengan statuta Politeknik negeri semarang. Program Studi sebagai satuan organisasi terkecil yang melaksanakan kegiatan pendidikan dan pembelajaran.

• Ketua Program Studi bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan akademik di prodinya.
• Ketua Program Studi berkoordinasi dengan dosen, kepala laporatorium, dan semua bagian di Politeknik Negeri semarang untuk melaksanakan proses belajar mengajar.
• Ketua Program Studi akan melaporkan semua kegiatannya dalam satu semester ke Ketua Jurusan sebagai atasannya langsung

 

c. Pengembangan Staff

Pengembangan staff dilakukan sesuai dengan prosedur SPMI/SMM nomor PPd.5.12 tentang pengembangan kompetensi staff di prodi. Ketua Program Studi berkoordinasi dengan dosen di prodi merencanakan pengembangan staff sesuai dengan visi dan misi prodi. Kegiatan pengembangan staff yang dilakukan antara lain mengadakan pelatihan, workshop dan seminar baik tingkat lokal, nasional maupun internasional dalam usaha untuk meningkatkan kemampuan dosen dalam menjalankan tridarma perguruan tinggi. Contoh kegiatan antara lain : pelatihan penulisan artikel, pelatihan pembuatan proposal penelitian dan pengabdian, pelatihan teknologi telekomunikasi terkini seperti pelatihan labview dari NI dan lainnya.

 

d. Pengawasan dan Pengarahan

Ketua Program Studi bertanggung jawab atas terjaminnya mutu pendidikan di prodi. Ketua Program Studi mempunyai kewenangan terhadap pelaksanaan proses akademik antara lain Ketua Program Studi bertanggung jawab melakukan validasi proses pembelajaran berdasarkan Prosedur Nomor. PPd.3.09 tentang validasi proses pembelajaran. Ketua Program Studi melakukan validasi kesesuaian materi perkuliahan yang diberikan dosen dengan silabus mata kuliah. Ketua Program Studi berwenang untuk memberikan pengarahan terhadap dosen yang memberikan materi kuliah tidak sesuai dengan silabus.

Monitoring dan evaluasi serta perencanaan prodi dilakukan setiap hari Rabu. Dilakukan monitoring dan evaluasi melalui rapat koordinasi setiap minggu di hari Rabu.

Kegiatan prodi dimonitoring dan dievaluasi melalui Audit Mutu Internal (AMI) secara berkala ( bulan Juni dan Desember) sesuai SPMI/SMM Prosedur Nomor PAk.2.01 tentang Audit Mutu Internal, asesmen akreditasi BAN PT enam bulan sebelum masa berlaku akreditasi berakhir, dan surveillance berbasis ISO Manajemen Mutu : 9001 – 2015 secara berkala (Februari dan Juli), yang dikoordinasi oleh PPMP.

 

e. Representasi

Representasi antar bagian dalam Program Studi Teknik Telekomunikasi Program Magister Terapan secara langsung terjadi setiap saat melalui komunikasi internal yang intensif baik melalui forum resmi dalam rapat-rapat koordinasi maupun diluar rapat resmi melalui berbagai media, misalnya di fb ada group dosen telkom polines, grup whatsapp dosen Telkom polines

 

f. Penganggaran

Ketua Program Studi berkoordinasi dengan dosen dan kepala laboratorium menyusun Program kerja Program Studi dalam satu tahun berdasarkan SPMI/SMM Prosedure PNAk.1.05 tentang penyusunan Renop dan PNAk.1.06 tentang penyusunan dokumen RKT. Program kerja Program Studi akan diberikan ke Ketua Jurusan. Ketua jurusan beserta semua Ketua Program Studi didalam jurusan tersebut akan menusun rencana kerja dan anggaran dalam satu tahun berdasarkan masukan dari prodi. Hasil ini akan dijadikan bahan dalam Rencana Kerja Tahunan (RKT) Politeknik negeri Semarang. Berdasarkan Dokumen RKT disusun rencana kegiatan dan anggaran dalam bentuk RPKAP3T (Rencana Program Kegiatan dan Anggaran Pengembangan dan Peningkatan Perguruan Tinggi). Dari dokumen RPKAP3T dimasukkan ke dalam sistem RKAKL (Rencana Kerja dan Anggaran Kementrian/Lembaga) untuk mendapatkan persetujuan dari Ditjen Dikti Kemenristekdikti dan Ditjen Anggaran Kemenkeu. Hasilnya adalah dokumen Pelaksanaan Operasional (PO) Intern Polines. PO ini yang dijadikan acuan Program Studi dalam pelaksanaan program dan kegiatan anggaran DIPA.

Selain dari anggaran institusi, Prodi Teknik Telekomunikasi Program Magister Terapan untuk berusaha untuk mendapatkan dana hibah CSR dari Industri dan dana penelitian dan pengabdian dari DIKTI.